Anmeldung
Unter den Personendaten findet man die Status-Informationen.
Eine neu angelegte Person hat IMMER die Funktionsebene "Gast". So können Personen, die noch nicht Mitglied bei den Rangers sind, erstmal auch verarbeitet werden. Die Grundlage der Datenverarbeitung nach DSGVO ist hier "Vertragsanbahnung". Diese ist aber nur für einen begrenzten Zeitraum zulässig. Zeitnah sollte bei neuen Personen dann eine Mitgliedschaft angestrebt werden, um eine dauerhafte Grundlage der Datenverarbeitung zu erhalten.
Generell ist bei einem angemeldeten Ranger die Grundlage der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b der DSGVO die "Vertragserfüllung". Genau genommen wäre eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a nicht zwingend notwendig. Details der Datenverarbeitung, Regeln und Grundlagen sind aber in jedem Stamm mit dem Datenschutzbeauftragten oder mit dem Vorstand der Gemeinde zu besprechen.
Der Workflow bei neuen Rangers sollte also folgender sein:
- Nach dem ersten oder zweiten Besuch eines Gastes wird dieser vom Teamleiter im RRCenter als Gast angelegt. Dadurch hat der Teamleiter die Daten sicher gespeichert und er verliert den Gast auch nicht aus den Augen und kann rechtzeitig noch mal anrufen / schreiben etc. und an die Rangers erinnern.
- In der Regel nach dem dritten Besuch als Gast erhält das Kind die Anmeldung.
- Nachdem der Teamleiter die Anmeldung ausgefüllt zurückbekommen hat, klickt er im RRCenter beim entsprechenden Gast auf "Ranger anmelden (Anmeldung liegt vor)". Dadurch wird der Status des Rangers von "Gast" auf "Ranger" geändert und mit einem Datum versehen.
- Die ausgefüllte Anmeldung scannt ihr am besten ein und ladet diese bei dem Ranger in den Dateianhängen hoch. Ob das Original der Anmeldung noch irgendwo in der RR-Verwaltung abgelegt werden muss, müsst ihr stammintern abklären.
Über das Datumsfeld kann bei der Anmeldung das exakte Datum der Unterschrift auf dem Anmeldeformular angegeben werden. Dieses Datum ist im folgenden Stamm-Betrieb dann auch ausschlaggebend für die Berechnung des Jahresbeitrages.
Abmeldung
Möchte ein Ranger nicht mehr dabei sein und sich aus dem Stamm abmelden, kann dies ganz einfach über den Button "Ranger abmelden" im RRCenter abgebildet werden.
Wenn sich ein Ranger beim Team- oder Stammleiter abmeldet, wird dieses ebenfalls einfach durch einen Klick auf den entsprechenden Button im RRCenter vermerkt. Der Ranger wird dadurch in die "virtuelle Stufe" der Ehemaligen verschoben. Es wird bei Bedarf im jeweiligen Stamm eine so genannte „Ehemaligen-Stufe“ auf der Ebene der Altersstufen angelegt. In dieser Stufe gibt es dann „Teams“ mit der Jahreszahl der Abmeldung als Teamnamen. So bleiben die abgemeldeten Rangers vorerst weiterhin im RRCenter.
Mit der Abmeldung erlischt jedoch die Grundlage der Datenverarbeitung ("Vertragserfüllung") und solche Personen müssen aus dem RRCenter gelöscht werden. Dieses Löschen erfolgt jedoch nicht automatisch, da eventuell Aufbewahrungspflichten der Löschpflicht entgegenstehen. Daher muss der StammAdmin hier die Lösch-Fristen des Stammes selbst entscheiden und Löschungen manuell vornehmen.
Die "Ehemaligen" werden aber, um den Datenschutzvorgaben zu entsprechen, für die "normale" Verarbeitung gesperrt. Ehemalige werden daher nur Benutzer mit einer besonderen Berechtigung gesehen. Außerdem kann an Ehemaligen keinerlei Veränderung mehr vorgenommen werden.
Bei abgemeldeten Rangern werden außerdem die "Block-Flags" für die Email-Listen gesetzt. Ein ehemaliger Ranger bekommt also keinerlei Emails mehr, die an irgendwelche RRCenter-Verteiler gesendet werden.