Abrechnung

Nach der Aktionen fällt eine Menge Verwaltungsaufwand in Bezug auf die Finanz-Abrechnung an. Dieser Aufwand soll mit dem Abrechnungs-Modul minimiert bzw. vereinfacht werden.

Projektübersicht

Im oberen Bereich sieht man die Projektübersicht. Dies sind die tatsächlichen Werte basierend auf den gebuchten Einnahmen und Ausgaben. Alle Einnahmen (nach Typ) und alle Ausgaben (ebenfalls nach Typ) werden summiert. Dadurch ist ein schneller Überblick möglich, ob die Aktion „positiv“ oder „negativ“ abgeschlossen hat.

Der verbliebene Saldo wird außerdem entsprechend des Anteils der Aktions-Teilnehmerbeiträge errechnet. So kann ein Fehlbetrag quotengerecht auf die teilnehmenden Stämme aufgeteilt werden, bzw. ein Überschuss entsprechend ausgezahlt werden.

Kontierung

Alle Einnahmen und Ausgaben können kontiert angelegt werden. Es gibt eine erste kleine Auswahl an Konten, um steuerkorrekte Buchungen vornehmen zu können. Dieser einfache Kontenplan basiert auf unseren Erfahrungen aus dem eigenen Stamm und der Finanzverwaltung unserer Gemeinde. Derzeit arbeiten wir daran einen komplett individualisierbaren Kontenplan hinterlegen zu können.

Einnahmen

In der Tabelle sind alle bereits gebuchten Einnahmen aufgelistet. Die Auflistung ist gruppiert nach der Kategorie (Konto). Die Kategorien können für eine bessere Übersicht durch Anklicken der Zeile auf- bzw. zugeklappt werden.

Mit dem Button "Einnahme hinzufügen" kann eine neue Einnahme gebucht werden.

Abhängig vom Einnahmen-Typ werden die entsprechenden Felder angezeigt.

Bei Bar-Einnahmen kann der Betrag auch direkt der "virtuellen Barkasse" hinzugefügt werden. Mit dieser Funktion - siehe Erklärung unten - kann die tatsächliche Barkasse auf der Aktion überwacht werden.

Ausgaben

Auch in der Ausgaben-Tabelle sind die Kategorien gruppiert und auf- und zuklappbar.

Beim Hinzufügen einer Ausgabe gibt es ein paar zusätzliche Dinge zu sagen:

• Der "Laden / Empfänger" wird pro Aktion gespeichert, so dass mehrfach auftretende Läden einfacher einzugeben sind. Ein Eingaben des ersten Buchstabens "L" sorgt dann z.B. dafür, dass "Lidl, Aktionsort" auswählbar wird.
• Bei der Zahlart gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hier können z.B. die in der Aktionsdefinition hinterlegten EC-Karten gewählt werden oder es kann ein Betrag aus der Barkasse gebucht werden uam.
• Nach jeder Anlage einer Ausgaben-Buchung wird eine Belgnummer generiert und angezeigt. Diese Belegnummer kann auf dem Kassenzettel, Rechnungsbeleg o.ä. notiert werden und so kann später sehr schnell und einfach zu jeder Buchung der Beleg gefunden werden.

Bargeldkasse

Die gelebte Praxis bei RR-Aktionen ist oft so, dass der Proviantleiter vor der Aktion einen "Vorschuss" in bar bekommt. Es wird dabei Geld vom Konto der Aktion oder der Gemeinde abgehoben und dem Proviantchef übergeben. Beim Einkaufen während der Aktion bezahlt der verantwortliche Leiter dann die meisten Ausgaben aus dieser Barkasse.

Um diese Vorgänge im Nachhinein noch nachvollziehen zu können, kann genau dieses Vorgehen im RRCenter abgebildet werden. Es kann ein Vorschuss in die Barkasse gebucht werden, alle Bar-Einnahmen werden dort ebenso vermerkt und auch alle Ausgaben die als "aus der Barkasse bezahlt" markiert werden, werden dann hier angezeigt.

Export für Optigem

Wenn nun alle Einnahmen und Ausgaben ordentlich entsprechend der Kategorien (Konten) gebucht sind, dann kann die gesamte Campabrechnung (derzeit nur) im Optigem-Format exportiert werden.

Dieses Feature ist ausdrücklich derzeit als EXPERIMENTELL eingestuft. Ihr könnt es über den Button "Export für Buchhaltung" in der Actionbar erreichen.

Teilnehmerliste und Zahlungsdaten exportieren

In der Zusammenarbeit mit der Finanzbuchaltung der Gemeinde oder für die Zuschussbeantragung ist es im Bereich der Aktionsfinanzen oft hilfreich, wenn eine Excel-Datei mit den relevanten Informationen heruntergeladen werden kann.

Ein entsprechendes Recht vorausgesetzt kann dieser Export im Aktions-Abrechnungsmodul erfolgen.

Email-Benachrichtigungen

Über den Button "Email-Benachrichtigungen" kann für bestimmte Felder ein "Änderungsalarm" konfiguriert werden. So kann z.B. das Finanzbüro darüber informiert werden, wenn bei einem Teilnehmer der Aktionsbeitrag angepasst wurde.