Lastschriftlauf durchführen
Oben siehst du zuerst einige Informationen zur Periode und - falls schon ein Durchlauf gemacht wurde - die dabei erstellten XML-Dateien und Vorankündigungsbriefe.
Darunter hast du die Möglichkeit mittels der Checkboxen die angezeigten Personen zu filtern. In der Standardansicht werden alle Personen angezeigt, die in der gewählten Jahresbeitrag-Periode noch bezahlen müssen – also alle „offenen Positionen“.
In der Tabelle werden nun alle Personen inkl. der berechneten Werte angezeigt. In den hier verwendeten Beispielen ist die Periode definiert vom 01.01. bis zum 30.06.2023 mit einem Betrag von 60 Euro. In der Tabelle erkennst du also, dass einige Personen nur einen Teil der Periode in der Zahlungspflicht sind und der berechnete Betrag dementsprechend geringer ist.
Hier ist auch bereits erkennbar, dass bei einigen Personen noch wichtige Daten fehlen (hier z.B. Christine Liebe, bei dem offenbar das „Jahresbeitrag ab“-Feld nicht gefüllt ist. Diese Personen mit unvollständigen Daten werden beim Lastschriftlauf natürlich nicht berücksichtigt, müssen aber auch nicht zwingend schon vorab bearbeitet werden. Im Nachgang kann auch noch eine Fehler-Liste ausgedruckt werden.
Mit einem Klick mit der rechten Maustaste können vor dem Abruf der Lastschrift noch einige vorbereitende Arbeiten erledigt werden.
So können direkt in diesem Modul die Personendaten jeder Person nochmals eingesehen und ggf. geändert werden, wenn z.B. die SEPA-Daten nochmals korrigiert werden sollen.
Unter „Beitragsberechnung anzeigen“ kann dargestellt werden, wie der errechnete Beitrag zustande gekommen ist. Außerdem kann in diesem Bereich auch ein manueller Beitrag eingetragen werden, der dann den errechneten Beitrag überschreibt. So können z.B. Geschwisterrabatte umgesetzt werden oder auch eine Gebührenbefreiung für einzelne Rangers für die anstehende Periode.
Ein derart manuell angepasster Beitrag wird in der Tabelle dann in rot angezeigt.
Neben dem manuellen Überschreiben eines Jahresbeitrages für die laufende Periode kann im Personenstammsatz auch ein genereller Rabatt für eine Person eingetragen werden. Das kann entweder ein Prozentsatz sein, wenn ein Ranger z.B. nur 50% des Jahresbeitrages bezahlen soll, oder ein fester Betrag, wenn z.B. ein Förderverein für einen Ranger immer 10 Euro übernimmt.
Über den Menupunkt „Jahresbeitrag-Historie anzeigen“ kann dargestellt werden, wie welche Beiträge in der Vergangenheit berechnet und eingezogen wurden.
Der Lastschriftlauf kann nun mit dem Button „offene Lastschriften abrufen“ in der Actionbar ganz oben gestartet werden. Dies kann entweder "Für alle Stämme" auf einmal erfolgen, oder für jeden Teilstamm einzeln. Ab einer Stammgröße von 200 Personen mit mindestens zwei Teilstämmen empfehlen wir, die Lastschriften für jeden Teilstamm einzeln abzurufen. Ebenso, wenn es für die Verbuchung in der Finanzabteilung der Gemeinde nachher wichtig ist für jeden Teilstamm einen einzelnen Geldeingang der Jahresbeitragssumme auf dem Konto haben.
Was passiert nun genau bei der Durchführung eines Lastschriftlaufs? Die Lastschriften werden im SEPA-XML-Format als Sammellastschrift generiert. Also für alle Personen, die momentan abgerufen werden, wird nur eine einzige XML-Datei erstellt, die aber für jede Person einen Datensatz enthält. Diese Datei kann dann im Onlinebanking-Programm hochgeladen werden, oder je nach Bank, auf anderem Weg dem Kreditinstitut bereitgestellt werden.
Gleichzeitig wird für jede Lastschrift eine Vorankündigung erstellt. Wenn die Eltern / Zahlungspflichtigen dem Versand der Vorankündigung per Email zugestimmt haben, wird diese direkt versendet. Andernfalls wird sie als PDF als Brief erstellt. Diese können dann im Nachgang per Post versendet werden.
Ein Tipp: Wir nutzen im Stamm dazu einen Versanddienstleister. Dort kann das PDF mit allen Vorankündigungen einfach hochgeladen werden und der Dienstleister druckt diese aus und versendet sie postalisch. Kosten tut das nicht mehr, als das Porto ohnehin ausmacht. (Achtet bei der Verwendung eines solchen Dienstleisters auf die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO.)
Die Vorankündigungen werden beim allerersten Lauf alle für den Postversand erstellt. Wie diese Vorankündigungen auch als Email versendet werden können, erfährst du im Abschnitt „Vorankündigung“.
Je nach Anzahl der Personen benötigt die Erstellung der Lastschriften und Vorankündigungen etwas Zeit. Habt also Geduld und wartet, bis das System die Fertigstellung meldet.
Wenn die Erstellung der XML-Datei und der Vorankündigung abgeschlossen ist, wird dies wie folgt angezeigt. Alle in der Erstellung enthaltenen Teilstämme werden summarisch angezeigt.
Über die Links können die XML-Datei sowie die Vorankündigungen hier auch direkt heruntergeladen oder gespeichert werden.
ACHTUNG: Das Herunterladen der SEPA-XML-Datei und der Lastschriftvorankündigung birgt ein gewisses Datenschutzrisiko, da diese Dateien unverschlüsselt sind und beim Herunterladen auf deinem privaten Endgerät gespeichert werden. Leider geht es aber nicht anders. Nur besonders dafür berechtigte User können daher diese Dateien herunterladen. Und wir weisen nachdrücklich darauf hin, dass die Dateien unmittelbar nach der Einreichung bei der Bank bzw. der Versendung der Vorankündigung von deinem privaten Gerät gelöscht werden sollten!
Unter den Links zum Abruf der Dateien erscheint eine Tabelle der „Fehler“ in diesem Abruf-Versuch. Wenn also für eine Person keine Lastschrift erstellt werden konnte, wird diese Person in dieser Liste angezeigt.
Diese Liste kann auch als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden, damit vor einem erneuten Abruf-Versuch der Lastschriften die Fehler nachbearbeitet und behoben werden können.
Eine doppelte Berechnung einer Person in einer Jahresbeitrags-Periode ist nicht möglich. Eine versehentliche Doppel-Belastung wird ausgeschlossen. Wenn also einmal für eine Periode ein Lastschrift-Datensatz erfolgreich erstellt wurde, wird in einem nachfolgenden Lauf für die gleiche Periode für diese Person kein weiterer Datensatz erstellt.
Die erstellten XML-Dateien und Vorankündigungen werden nach der Erstellung auch im DMS abgelegt und können dort dauerhaft abgerufen werden, wenn die Lastschriftperioden-Details erneut aufgerufen werden.
